Je team uitnodigen in ComplyGuide
Compliance doe je niet alleen. In dit artikel leggen we uit hoe je collega's uitnodigt en de juiste rollen toewijst.
Waarom teamwerk?
Compliance raakt de hele organisatie. De IT-afdeling zorgt voor technische beveiliging. HR zorgt voor bewustwording en training. Het management neemt beslissingen. Door samen te werken in ComplyGuide ziet iedereen wat er moet gebeuren.
Rollen in ComplyGuide
ComplyGuide kent drie rollen:
Administrator (Admin)
De admin kan alles. Deze rol is voor de hoofdverantwoordelijke, vaak de Compliance Officer of IT Manager. Een admin kan:
- Gebruikers toevoegen en verwijderen
- Rollen wijzigen
- Instellingen aanpassen
- Normen toevoegen of verwijderen
Manager
De manager kan taken toewijzen en goedkeuren. Deze rol is ideaal voor teamleiders of afdelingshoofden. Een manager kan:
- Taken goedkeuren of afwijzen
- Rapporten maken
- Overzicht houden over het team
Medewerker
De medewerker werkt aan eigen taken. Dit is de standaardrol voor de meeste collega's. Een medewerker kan:
- Eigen taken bekijken en afronden
- Bewijs uploaden
- Opmerkingen plaatsen
Collega's uitnodigen: stap voor stap
- Ga naar Instellingen - Klik rechtsboven op je naam en kies "Instellingen"
- Kies Team - In het linkermenu klik je op "Team"
- Klik op Uitnodigen - De groene knop rechtsboven
- Vul de gegevens in:
- E-mailadres van je collega
- Voornaam en achternaam
- Welke rol krijgt deze persoon?
- Verstuur de uitnodiging - Je collega ontvangt een e-mail met instructies
Tips voor een goede teamindeling
Tip 1: Begin klein
Start met 3-5 mensen die de kern vormen. Voeg later meer mensen toe als je het systeem beter kent.
Tip 2: Eén admin is genoeg
Te veel admins maakt het onoverzichtelijk. Eén of twee admins is vaak voldoende.
Tip 3: Wijs taken toe aan de juiste persoon
De IT-manager hoeft geen HR-taken te doen. Zorg dat iedereen taken krijgt die bij zijn of haar functie passen.
Tip 4: Communiceer
Vertel je collega's waarom ze worden uitgenodigd en wat er van ze wordt verwacht. Een korte introductie helpt enorm.
Wat als iemand niet reageert?
Soms openen mensen hun uitnodigingsmail niet. Je kunt:
- De uitnodiging opnieuw versturen (in het Team-overzicht)
- Even bellen of langslopen om te vragen of ze de mail hebben gezien
- Checken of de mail niet in de spam is beland
Volgende stap
Nu je team compleet is, kun je beginnen met het verdelen van taken. Lees het artikel "Taken verdelen en toewijzen" voor meer informatie.